Adresaci

Szkolenie skierowane jest do: • członków zarządu banków spółdzielczych, • członków rad nadzorczych, • pracowników przygotowujących projekty uchwał i zarządzeń, • pracowników biur zarządu i obsługi organów banku, • działów organizacyjno-prawnych, • działów compliance i audytu wewnętrznego, • osób odpowiedzialnych za dokumentację korporacyjną banku. Szkolenie rekomendowane jest wszystkim osobom uczestniczącym w procesie tworzenia, opiniowania lub archiwizacji dokumentów organów banku spółdzielczego

Wymagania

Brak wymagań wstępnych.

Cel

Szkolenie poświęcone jest praktycznym zasadom sporządzania protokołów z posiedzeń zarządu oraz rady nadzorczej banku spółdzielczego. Program koncentruje się na prawidłowym dokumentowaniu przebiegu posiedzeń organów banku, zgodności protokołów z wymogami formalnymi i organizacyjnymi oraz eliminowaniu najczęstszych błędów pojawiających się w praktyce funkcjonowania banków spółdzielczych.
Szkolenie ma przede wszystkim charakter warsztatowy i prowadzone jest w formule stacjonarnej. Uczestnicy pracują na przykładach protokołów, analizują rzeczywiste problemy pojawiające się podczas dokumentowania posiedzeń oraz samodzielnie przygotowują i redagują wybrane elementy protokołów. Szczególny nacisk położony jest na praktyczne aspekty pracy osób odpowiedzialnych za obsługę organów banku oraz przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli, audytu i nadzoru.
W ramach krótkiego wprowadzenia omówione zostaną również podstawowe zasady sporządzania uchwał organów banku spółdzielczego – wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego dokumentowania ich w protokołach.
Uczestnicy poznają zasady sporządzania protokołów – od prawidłowego ujęcia porządku obrad i przebiegu dyskusji, przez dokumentowanie wyników głosowań i treści podejmowanych uchwał, po kwestie związane z podpisywaniem, zatwierdzaniem oraz archiwizacją dokumentacji. Szkolenie obejmuje analizę praktycznych przykładów dokumentów funkcjonujących w bankach spółdzielczych oraz ćwiczenia redakcyjne przygotowane w oparciu o rzeczywiste sytuacje występujące podczas posiedzeń organów banku. Po szkoleniu pracownik:
•prawidłowo sporządza protokoły z posiedzeń zarządu i rady nadzorczej,
• zna wymogi formalne dotyczące dokumentowania przebiegu posiedzeń organów banku,
• potrafi właściwie dokumentować przebieg dyskusji, wyniki głosowań oraz treść podjętych rozstrzygnięć,
• rozpoznaje najczęstsze błędy pojawiające się w protokołach i potrafi ich unikać,
• zna zasady prowadzenia dokumentacji organów z perspektywy kontroli, audytu i nadzoru,
• potrafi prawidłowo dokumentować podejmowane uchwały i zarządzenia w treści protokołu,
• zwiększa bezpieczeństwo prawne i organizacyjne funkcjonowania banku poprzez właściwe prowadzenie dokumentacji organów.
Szkolenie koncentruje się na praktyce działania banków spółdzielczych oraz standardach dokumentacyjnych istotnych z perspektywy nadzorczej, audytowej i organizacyjnej. Dzięki warsztatowej formule uczestnicy zdobywają umiejętności możliwe do bezpośredniego wykorzystania w codziennej pracy.

Metodyka

Szkolenie stacjonarne.
Szkolenie prowadzone jest w oparciu o wykład oraz metody aktywizujące uczestników, w formie warsztatu.

Program

I. Uchwały w praktyce organów banku – niezbędne minimum
1. Uchwała a zarządzenie – podstawowe różnice
2. Najważniejsze elementy uchwały organu banku
3. Jak prawidłowo przywoływać uchwały w protokole
4. Numeracja, oznaczanie i dokumentowanie podjętych uchwał
5. Najczęstsze błędy w praktyce redagowania uchwał
Ćwiczenie praktyczne:
Analiza przykładowych uchwał i sposobu ich dokumentowania w protokołach.
II. Znaczenie i funkcje protokołu w działalności organów banku spółdzielczego
1. Rola protokołu w funkcjonowaniu zarządu i rady nadzorczej
2. Protokół jako dokument organizacyjny, dowodowy i kontrolny
3. Najważniejsze wymogi formalne dotyczące dokumentowania posiedzeń organów banku
4. Odpowiedzialność za prawidłowe sporządzenie dokumentacji
5. Najczęstsze problemy i błędy występujące w praktyce banków spółdzielczych
Ćwiczenie warsztatowe:
Analiza przykładowych błędów formalnych i organizacyjnych w protokołach organów banku.
III. Jak prawidłowo sporządzić protokół z posiedzenia zarządu lub rady nadzorczej
1. Elementy prawidłowo sporządzonego protokołu
2. Oznaczenie posiedzenia, lista obecności i quorum
3. Formułowanie porządku obrad
4. Dokumentowanie przebiegu posiedzenia i dyskusji
5. Jak zapisywać stanowiska uczestników oraz zgłaszane uwagi
6. Dokumentowanie wyników głosowań
7. Wprowadzanie treści uchwał do protokołu
8. Załączniki do protokołu – zasady praktyczne
Warsztat praktyczny:
Redagowanie wybranych fragmentów protokołu na podstawie przygotowanego scenariusza posiedzenia.
IV. Warsztaty redakcyjne – praktyczne przygotowanie protokołu
1. Praca na przykładowej dokumentacji z posiedzenia organu banku
2. Redagowanie protokołu krok po kroku
3. Korekta i ocena przygotowanych fragmentów dokumentów
4. Dobre praktyki organizacyjne w obsłudze posiedzeń organów banku
5. Archiwizacja i przechowywanie dokumentacji
6. Checklisty i rozwiązania ułatwiające bieżącą pracę
Warsztat końcowy:
Przygotowanie fragmentu kompletnego protokołu z posiedzenia zarządu lub rady nadzorczej wraz z omówieniem i wspólną analizą.