Profesjonalny sekretariat z uwzględnieniem czynności kancelaryjnych i archiwizacyjnych oraz rozporządzenia „RODO” i ustawy o ochronie danych osobowych
Adresaci
Osoby pracujące w podmiotach publicznych, niepublicznych, pracownicy firm, osoby fizyczne.
Wymagania
Brak wymagań wstępnych.
Cel
Uczestnik otrzyma kompleksową wiedze nt. stworzenia, prowadzenia profesjonalnego sekretariatu odpowiedzialnego za wykonywanie czynności kancelaryjnych, archiwizację dokumentów. Uczestnik pozna akty prawne regulujące prace sekretariatu, w tym: rozporządzenie RODO, ustawę o ochronie danych osobowych.
Metodyka
Szkolenie prowadzone za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego kształcenia. Czas trwania 3 x 90min.
Program
1. Podstawowe regulacje prawne dotyczące wykonywania czynności kancelaryjnych tradycyjnie, w ramach systemów klasy EZD :
ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
rozporządzenie prezesa rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
przepisy wykonawcze do ustawy,
rozporządzenie RODO,
ustawa o ochronie danych osobowych.
2. Stworzenie profesjonalnego sekretariatu:
zasób ludzki,
wyposażenie,
standaryzacja pracy.
3. Tworzenie regulacji wewnętrznych:
instrukcja kancelaryjna,
JRWA,
instrukcja archiwalna.
4. Systemy dedykowane do wykonywania czynności kancelaryjnych:
tradycyjny,
elektroniczny obieg dokumentów,
w ramach systemu dziedzinowego.
5. Zarządzanie i obsługa platformy e-Doręczenia z poziomu skrzynki (brak integracji z systemem klasy EZD:
tworzenie i zarządzanie kontem w ADE,
logowanie do skrzynki,
odbiór korespondencji przychodzącej,
wysyłka korespondencji wychodzącej,
weryfikacja statusów wysłanej korespondencji,
odbiór dowodów potwierdzających nadania,
wyszukiwanie zasobu skrzynki,
archiwizacja zasobu,
płatności,
składnie reklamacji,
integracja skrzynki z systemami klasy EZD.
6. Wykonywanie czynności kancelaryjnych przez Sekretariat:
obsługa korespondencji przychodzącej,
obsługa składu chronologicznego,
obsługa korespondencji wychodzącej,
udzielanie informacji,
wsparcie pracowników w zakresie tworzenia, procedowania spraw, wysyłki korespondencji.
7. Archiwizacja dokumentów:
prowadzenie składnicy akt,
prowadzenie archiwum zakładowego,
wsparcie pracowników w zakresie archiwizacji dokumentów,
obsługa cyfrowego archiwum.
Warunki uczestnictwa w sesjach on-line, e-szkoleniach
Uczestnictwo w sesji on-line, e-szkoleniu wymaga dostępu do komputera lub urządzenia mobilnego wraz z połączeniem internetowym, a także posiadania słuchawek bądź głośników podłączonych do komputera, które umożliwiają odbiór dźwięku. Zalecamy korzystanie z przeglądarki Google Chrome. Film instruktażowy jak przygotować stanowisko do odbioru sesji on-line: https://youtu.be/ieBEfXPAB5I
W celu upewnienia się czy wszystkie komponenty (połączenie internetowe, wtyczki) działają po-prawnie zalecamy przeprowadzenie testu połączenia. Test dostępny jest https://transmisjeonline.pl/tester/
Zgłoszenie i potwierdzenie uczestnictwa, odwołanie sesji on-line, e-szkolenia, rezygnacja z uczestnictwa
Zgłoszenia przyjmowane są na podstawie wypełnionego formularza zgłoszeniowego podpisanego przez osobę upoważnioną, przesłanego e-mailem, przez stronę WWW lub pocztą.
Realizacja zaplanowanej sesji on-line, e-szkolenia potwierdzana jest mailowo 1–2 dni przed terminem. W przypadku konieczności odwołania sesji on-line, e-szkolenia, BODiE kontaktuje się z zainteresowanymi bankami e-mailowo, na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.
Rezygnacja przyjmowana jest jedynie w formie pisemnej (e-mail lub pocztą) najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym terminem. Rezygnacja w terminie późniejszym uprawnia BODiE do wystawienia faktury na kwotę umożliwiającą pokrycie poniesionych kosztów w wysokości 50% odpłatności. Brak pisemnej rezygnacji uprawnia BODiE do wystawienia faktury w wysokości 100% odpłatności za sesję on-line, e-szkolenie.
Zasady odpłatności
Płatność za sesję on-line następuje na podstawie faktury VAT wystawionej po zakończeniu sesji on-line, e-szkolenia przez BODiE. Faktury wysyłane są w wersji elektronicznej, na adres e-mail podany w oświadczeniu dot. akceptacji e-faktury. W przypadku nie korzystania z e-faktury odpłatność za wydruk i wysyłkę papierową faktury wynosi 15,00 zł netto i doliczana jest do faktury za sesję on-line, e-szkolenie.
***
Informujemy, że ceny podane na naszej stronie www.bodie.pl dotyczą banków spółdzielczych i zrzeszających. Ceny szkoleń dla banków komercyjnych, innych instytucji finansowych i osób prywatnych, wynoszą:
- e-szkolenie: 650,00 netto za 1 osobę
- sesja on-line: 250,00 netto za 1 osobę.