Adresaci

Szkolenie adresowane jest głównie do osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie archiwum zakładowego/składnicy akt, oraz do pracowników komórek merytorycznych prowadzących i zdających dokumentację do archiwum.

Wymagania

Brak wymagań wstępnych.

Cel

Uczestnicy uzyskają kompleksową wiedzę w zakresie obiegu i gromadzenia dokumentacji w komórkach organizacyjnych, przygotowania jej do archiwizacji oraz przechowywania w archiwum zakładowym/składnicy akt.
Ponadto omówione zostaną procedury udostępniania dokumentacji z zasobu archiwum, jej brakowania po upływie okresu przechowywania tudzież przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych.

Metodyka

Szkolenie prowadzone za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego kształcenia. Czas trwania 3x 90 min.

Program

Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Przepisy wykonawcze do Ustawy
3) Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4) Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy

Dokumentacja i jej rodzaje
1) Definicja dokumentu
2) Podstawowe obowiązki aktotwórców
3) Rodzaje dokumentacji

Obieg dokumentacji w podmiocie
1) System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
2) Rejestracja przesyłek i ich rodzaje
3) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie
4) Rejestracja spraw – znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
5) Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
6) Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów

Archiwizacja dokumentów
1) Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
b) opisanie jednostek archiwalnych
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
3) Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)

Funkcjonowanie archiwum zakładowego
1) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
3) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
4) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
5) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
6) Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
7) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
8) Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych.