Adresaci

Księgowi, pracownicy kadr podmiotów sektora bankowego i finansów

Cel

1. Zapoznanie uczestników ze istotą konieczności gromadzenia dokumentacji („podkładek”) pod określone zdarzenia ujmowane w księgach. Faktura to nie wszystko! Poza nią, dla właściwego zaksięgowania określonych zdarzeń potrzebne są inne dokumenty; oświadczenia, opinie, umowy, porozumienia, regulaminy, czyli tzw. „podkładki”
2. Przekazanie praktycznej wiedzy dotyczącej bezpiecznego i efektywnego tworzenia i gromadzenia i optymalizacji wszelkich dokumentów istotnych dla prawidłowego rozliczenia podatków.
3. Omówienie tematyki na przykładach setek podkładek stosowanych w praktyce (np. regulaminy, oświadczenia).

Metodyka

Szkolenie prowadzone za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego kształcenia.

Program

1) Faktury wystawione w KSEF i praktyczne problemy dokumentacyjno – podkładkowe po naszej stronie
• Otrzymujemy fakturę ustrukturyzowaną z KSEF i trafia do naszego systemu ….co dalej?
• Obieg dokumentów w firmie, procedury i sposób „opisania” tego, co nie wynika z danych zawartych na fakturze, a ma wpływ na prawidłowe ujęcie faktury w naszych księgach.
• Jakie „podkładki” należy stworzyć dla faktur wystawionych w KSEF i kiedy jest to szczególnie istotne?
• Co jeśli otrzymamy błędną fakturę, lub taką, która nas nie dotyczy?
• Pilotowanie dokumentów z KSEF, uprawnienia, kontaktowanie się z kontrahentami w kwestiach faktur z KSEF – dziesiątki nowych sytuacji, do których należy się przygotować.
• Podmiot 3 i „potwierdzenie transakcji”
2) Organy kontrolne coraz częściej domagają się przedłożenia dokumentów, podkładek, dowodów – rola optymalizacji dokumentów w firmie .
3) „Podkładki księgowe” na gruncie CIT i PIT – czym są i dlaczego podnoszą poziom bezpieczeństwa podatkowego? (umowy z kontrahentami, oświadczenia, korespondencja handlowa i mailowa, opisywanie faktur, klauzule umowne, raporty z wykonanych prac, regulaminy wewnątrzfirmowe, oświadczenia pracowników, dokumenty delegacyjne, umowy z pracownikami/B2B, zdjęcia, PDF-y, nagrania video i wpływ ich treści na skutki podatkowe)
4) „Obrót dokumentów w firmie” w dobie KSEF czyli, jak skłonić pracowników, kadrę zarządzającą i kontrahentów do właściwego „opisywania” dokumentów z KSEF?
5) Dokumentowanie usług niematerialnych w dobie KSEF np. promocyjnych, doradczych, prawnych, zarządczych, kontrolnych, konkursy, akcje premiowe, sponsoring, reklama, imprezy dla kontrahentów itp.
6) Jak rozróżnić reklamę od reprezentacji i które wydatki należy wyłączyć z kosztów firmy?
7) Jak dokumentować wydatki na posiłki z kontrahentami aby stanowiły one koszty podatkowe w dobie KSEF.
8) Jakie „podkładki” pozwalają uniknąć ryzyka wyłączenia z kosztów wydatków mających cechy reprezentacyjne?
9) Jak skonstruować imprezy dla kontrahentów, szkolenia produktowe itp., aby wydatek był w kosztach, a po stronie uczestników nie było przychodu? (rola programu imprezy, zaproszeń, korespondencji mailowej itd.)
10) Podkładki przy zakupie usług zagranicznych (Podatek u źródła WHT)
• Jak skłonić zagranicznego kontrahenta do przekazania certyfikatu rezydencji i jaką powinien mieć formę w 2026 r.?
• Jak praktycznie weryfikować kontrahentów z innych krajów (jakie dokumenty zebrać, jakie pozyskać informacje)?
• Klauzula „beneficial owner” i jej stosowanie w praktyce (m.in. oświadczenia beneficjalne zagranicznych podatników; jak powinny wyglądać?)
11) Jak rozróżnić remont od ulepszenia i jaką treść powinna zawierać pisemna opinia służb technicznych firmy dotycząca kwalifikacji środków trwałych, remontów, prac ulepszeniowych – praktyczne przykłady takich pism i studium przypadków.
12) Jak przygotować dokument polecenia wyjazdu służbowego, aby rozliczanie delegacji było łatwiejsze – praktyczne przykłady na dokumentach?
13) Firmowy regulamin podróży służbowych w dobie KSEF – jakie zapis mogą w nim być, aby nie było wątpliwości, które wydatki muszą być zwrócone przez pracodawcę, a które nie?
14) Umowy z członkami zarządów, rad nadzorczych, zleceniobiorcy i wykonawcy umów o dzieło, praktykanci i stażyści, osoby ubiegające się o pracę – rozliczenie wydatków związanych z tymi osobami i ich dokumentowanie.
15) Jak stworzyć skuteczny regulamin korzystania z samochodów służbowych, laptopów, telefonów, tabletów i innego sprzętu firmowego?
16) Samochód w firmie dla pracownika / pracownika mobilnego / członka zarządu / B2B – wszelkie skutki podatkowe w praktyce + ryczałty samochodowe po zmianach 2022.
17) Jak dokumentować świadczenia z ZFŚS oraz jak przygotować oświadczenia pracowników o ich sytuacji życiowej, aby uniknąć ryzyka zakwestionowania tych wydatków przez organ podatkowy?
18) Jak udokumentować imprezy integracyjne w dobie KSEF, wyjazdy pracownicze, wigilie, uroczyste kolacje, pikniki rodzinne, imprezy otwarte, aby wydatki na nie stanowiły koszty podatkowe, a po stronie pracowników nie było przychodu?
19) Napoje, artykuły spożywcze (herbata, kawa, napoje, ciastka) zużywane podczas imprez integracyjnych, konferencji, szkoleń, spotkań, targów i eventów – praktyczne studium przypadków.
20) Jakie dokumenty są potrzebne do „podkładki” pod imprezy dla pracowników – harmonogramy, zdjęcia, prezentacje, teksty wystąpień, materiały szkoleniowe.
21) Podnoszenie kwalifikacji pracowników – jakie dokumenty są potrzebne by zaliczyć te wydatki do kosztów i żeby nie było przychodu po stronie pracownika? (mowy o dokształcanie, oświadczenia pracowników, dokumenty wskazujące na powiązanie szkoły/kursu/uczelni ze stanowiskiem w firmie).