powrót do listy wpisówpowrót do listy wpisów

06 Sierpnia 2019 Jak sprostać obowiązkom sprawozdawczym za rok 2018?

  • Magdalena Hampelska, Wojciech Pietrzykowski, Kancelaria Radców Prawnych, A. Pieścik, W. Pietrzykowski, W. Wolniewicz,
  • Komentarze: 0

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Bank Spółdzielczy nr 2/592 kwiecień-czerwiec 2019

Początki rewolucji w zakresie sprawozdawczości

W zeszłym roku wykonując obowiązki związane ze zgłaszaniem dokumentów finansowych dotyczących 2017 roku, banki spółdzielcze musiały zmierzyć się ze zmianami wprowadzonymi ustawą z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 398), która zrewolucjonizowała tryb zgłoszenia dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS). Zrezygnowano ze składania we właściwym sądzie rejestrowym pisemnych, papierowych wersji formularzy wraz z załącznikami, na rzecz formy elektronicznej zarówno zgłoszenia, jak i w późniejszym etapie już samych sprawozdań. W okresie przejściowym tj. od 15 marca 2018 r do 30 września 2018 r. wprowadzono obowiązek zgłoszenia dokumentów finansowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Nie obowiązywały jeszcze przepisy dotyczące elektronicznej formy sprawozdań, a więc sporządzano je tak jak dotychczas w wersji papierowej, a następnie skanowano. Jednakże tutaj wprowadzono nowość – samo zgłoszenie musiało nastąpić drogą elektroniczną. Osoba, która miała dokonać zgłoszenia, t.j. w przypadku banku spółdzielczego co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS jako członek organu uprawnionego do reprezentowania – Zarządu (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 986z późn. zm.), musiała zaopatrzyć się w podpis elektroniczny (instrument odpłatny) bądź założyć profil zaufany ePUAP (bezpłatnie).

Osoba dokonująca zgłoszenia musiała również prawidłowo taką dokumentację oraz zgłoszenie za pomocą któregokolwiek z tych instrumentów podpisać.

Przy pierwszej próbie sporządzenia zgłoszenia często trzeba było mierzyć się np. z niemożliwością dodania za dużego rozmiaru dokumentu; problemem w jakiej kategorii dołączyć oświadczenie o spełnieniu wymogów ustawy o rachunkowości (które finalnie okazało się składową elektronicznego zgłoszenia); czy też oczekiwać w kilkunastoosobowej kolejce na rozmowę telefoniczną z pomocą techniczną w przypadku innych usterek. Pomimo niedociągnięć technicznych systemu w początkowym okresie oraz braku wiedzy wnioskodawców poznających dopiero nowe zasady, zgłoszenia były wysyłane, a cenne doświadczenie na pewno przydaje się w tym roku. Obowiązkowy elektroniczny tryb dokonania zgłoszenia do repozytorium dokumentów finansowych KRS pozostał bez zmian, ale zastosowanie znajdują już obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy dotyczące obowiązkowej elektronicznej formy sporządzenia sprawozdania finansowego oraz z działalności.

Aktualna procedura zgłaszania dokumentów finansowych

Procedura zgłoszeniowa do repozytorium dokumentów finansowych KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obejmuje dokumenty wymienione w art. 69 ustawy o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 351): roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdanie z działalności. Wskazane uchwały nadal załączane będą w postaci zeskanowanych dokumentów sporządzonych w formie papierowej. Sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta. Z kolei sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (art. 45 ust. 1f–1h ustawy o rachunkowości – wejście w życie dnia 1.10.2018 r.).

Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów, wpisując kolejne dane. Elementy sprawozdania sporządzane w strukturze logicznej to: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych, nota objaśniająca do podatku dochodowego oraz inne dodatkowe informacje zawarte np. w pliku w formacie PDF. Dla banków wymagane będzie również sporządzenie sprawozdania z działalności w formie elektronicznej. Wypełnieniem tego obowiązku będzie sporządzenie go w dowolnym elektronicznym formacie, nie przewidziano bowiem dla tego sprawozdania konkretnej struktury logicznej.

Niesporządzenie sprawozdań w wymaganej formie od dnia 1 października jest równoznaczne z ich niesporządzeniem w ogóle. Pamiętać również należy, ze naruszenie obowiązków związanych z m.in. sporządzeniem, badaniem i ogłoszeniem sprawozdania jest zagrożone karę grzywny lub ograniczenia wolności jako przestępstwo przeciwko zasadom prowadzenia rachunkowości (art. 79 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdaniem możemy nazywać w tym stanie prawnym już tylko dokument sporządzony w przepisowej formie elektronicznej, natomiast jego wydruk jest już tylko kopią tego sprawozdania. Należy więc zwracać uwagę aby prawidłowo stosować nazewnictwo np. przy opisie załącznika do uchwały ws. zatwierdzenia sprawozdania finansowego/z działalności przez Walne Zgromadzenie/Zebranie Przedstawicieli, jako kopii sprawozdania.

Kto i kiedy powinien podpisać sprawozdanie finansowe

Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości termin sporządzenia sprawozdania finansowego wynosi trzy miesiące od dnia bilansowego. Zatem jeżeli rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym to dla sprawozdań sporządzonych na dzień 31 grudnia 2018 r. będzie to data do końca marca 2019 r. Podpisy pod sprawozdaniem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe. Moment, w którym można stwierdzić, iż sporządzono sprawozdanie finansowe, następuje wraz ze złożeniem podpisu przez ostatnią z osób do tego zobowiązanych. Jeżeli Zarząd jest wieloosobowy to technicznie każdy następny członek podpisuje sprawozdanie podpisane i pobrane przez poprzednika.

Sprawozdanie należy złożyć do repozytorium dokumentów finansowych KRS w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia, które z kolei nastąpić musi w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. maksymalnie do 15 lipca danego roku. Nawet jeżeli więc zatwierdzenie sprawozdania planowane jest na koniec czerwca, z uwagi na powyższy termin nie można odkładać formalności związanych z jego podpisaniem przez wszystkich członków zarządu do tego czasu – data złożenia podpisu elektronicznego po terminie będzie widoczna.

Obowiązki wynikające z Rekomendacji L

W ramach zagadnienia obowiązków sprawozdawczych banki powinny mieć również na uwadze zapisy Rekomendacji L, wydanej przez Komisję Nadzoru Finansowego (dalej: KNF) w grudniu 2018 roku, dotyczącej roli biegłych rewidentów w procesie nadzoru nad bankami oraz spółdzielczymi kasami oszczędnościowo-kredytowymi. Do jej zaktualizowanej wersji należy stosować się bowiem od 31 marca 2019 roku.

Zgodnie z treścią rekomendacji 9, bank spółdzielczy po każdym badaniu ustawowym lub przeglądzie sprawozdania finansowego powinien udostępnić KNF wszelkie dokumenty, dotyczące ustaleń biegłego rewidenta z badania lub przeglądu sprawozdania finansowego. Rekomendacja ta stanowi rozszerzenie obowiązku przekazania KNF sprawozdania finansowego i sprawozdania z badania biegłego rewidenta wraz z odpisem uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Komisja jednocześnie wyjaśnia, iż dokumenty, dotyczące ustaleń biegłego rewidenta z badania ustawowego lub przeglądu sprawozdania finansowego banku lub SKOK powinny obejmować w szczególności:

a) protokoły ze spotkań, w tym spotkań podsumowujących, z udziałem zarządu, rady nadzorczej lub komitetu audytu banku,

b) list i rekomendacje dla zarządu banku;

c) odpowiedź zarządu na skierowany przez biegłego rewidenta list po badaniu ustawowym wraz z harmonogramem realizacji rekomendacji biegłego rewidenta;

d) sprawozdanie dodatkowe dla komitetu audytu, którego obowiązek sporządzenia wynika z art. 11 Rozporządzenia 537/2014;

e) okresowe informacje z realizacji przez bank harmonogramu rekomendacji przekazanych przez biegłego rewidenta.

Informacje te Bank zobowiązany powinien przekazać KNF również w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez Walne Zgromadzenie/Zebranie Przedstawicieli razem z innymi wymaganymi dokumentami (art. 134 ust. 2 ustawy Prawo bankowe – tj. ……….).

Co nowego przyszłym roku?

Omówione zmiany związane ze zgłaszaniem dokumentów finansowych są jednym z elementów kompleksowej reformy postępowania rejestrowego. Od 1 marca 2020 r. wejdą w życie kolejne przepisy nowelizujące ustawę o KRS, które wprowadzą obowiązkową formę elektroniczną do składania wszystkich formularzy służących do zgłaszania zmian w Rejestrze Przedsiębiorców KRS. W zakresie zgłaszania zmian w statutach banków wprowadzone zostaną jeszcze większe uproszczenia związane z działaniem Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych albowiem po wpisaniu przy zgłoszeniu numeru aktu notarialnego w Repozytorium, podany dokument będzie automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Podsumowanie zmian

Rozważając charakter i celowość licznym zmian w tematyce sprawozdawczości, nie sposób nie zauważyć, iż wpisują się one w widoczny również w innych dziedzinach prawa nurt upraszczania i unowocześniania procedur sądowych. Stopniowe odchodzenie od papierowych wersji obszernych dokumentów na rzecz nowoczesnych zcentralizowanych systemów elektronicznych należy ocenić pozytywnie pod względem technologicznym (stosowanie nowoczesnych rozwiązań), ekonomicznym (oszczędność czasu przy czynnościach technicznych związanych z przygotowaniem zgłoszenia a także z rozpoznaniem go przez sąd, brak kosztów wysyłki przesyłki pocztowej) czy ekologicznym (ograniczenie zużycia papieru, tuszu itd.). Niezbędnym elementem zmiany systemu są początkowe niedogodności, jednakże już zauważalne są korzyści płynące z nowych rozwiązań. Przepływ informacji jest bowiem sprawniejszy i dużo szybszy. Ważną zaletą jest również okoliczność, iż jeżeli zgłoszenie elektroniczne ma jakieś braki, to nie jest możliwe przejście do następnego kroku bez poprawienia uchybień. Po wysłaniu zgłoszenia widoczna jest od razu informacja o złożeniu wymaganych dokumentów w rejestrze. Takie usprawnienia w szczególności należy oceniać pozytywnie, a po wejściu w życie całej nowelizacji można będzie odetchnąć z ulgą, że czasy, w których wnioskodawca oczekuje miesiącami na postanowienie sądu rejestrowego, aby po dłuższym czasie otrzymać – ale wezwanie do uzupełnienia braków formalnych z powodu uchybień w formularzu – już minęły.


powrót do listy wpisówpowrót do listy wpisów

  • Udostepnij wpis na:
  • Magdalena Hampelska, Wojciech Pietrzykowski, Kancelaria Radców Prawnych, A. Pieścik, W. Pietrzykowski, W. Wolniewicz,
  • 06 Sierpnia 2019
This is the header within my first dialog

This is my first paragraph.

Click Here ×
This is the header within my second dialog

This is my second paragraph.

×