powrót do listy wpisów

25 Marca 2019 Dziesiątki formalności zdjęte z banku

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Bank Spółdzielczy nr 4/590, październik-grudzień 2018

Pewne czynności realizowane w banku są na tyle pracochłonne, wymagające wysokich kompetencji i naprawdę wysoko wykwalifikowanych kadr, że nie opłaca się ich samodzielnie wykonywać. Warto zlecić je zaufanemu podmiotowi zewnętrznemu. Przykładem potrzebnej i zyskującej popularność w bankach usługi jest obsługa kadrowo-płacowa, z powodzeniem wykonywana przez bank zrzeszający.

Bank Spółdzielczy w Lipce nie jest duży. Działa na terenie powiatu złotowskiego i sąsiadujących. Wielokrotnie nagradzany i certyfikowany, o przeszło 50-letniej tradycji, zachowuje zdrową równowagę pomiędzy obsługą firm sektora rolniczego, innych przedsiębiorców, a także klientów indywidualnych. Łączy przy tym „miękko” tradycję z nowoczesnością. Gdy prezes, Norbert Klimek, porozumiał się z SGB-Bankiem SA i zaczął korzystać z obsługi spraw kadrowych i płacowych, świadczonej przez bank zrzeszający, nie wszystkie jego koleżanki i koledzy od razu zrozumieli, po co to robi. Bo jakże to, pytali go: „chcesz oddać kontrolę nad zatrudnianiem i pokazać płace swoich pracowników? Nie boisz się?” Odpowiadał wówczas: „Nie, nie boję się, nie
mam nic do ukrycia i nie o oddanie kontroli tu chodzi. Zdejmę sobie z głowy natomiast mnóstwo formalności związanych
z prowadzeniem spraw kadrowych i płacowych”.

Spółdzielczy zatrudni bank zrzeszający
– Jako bank zrzeszający bierzemy na siebie pełną obsługę kadrowo-płacową banku spółdzielczego. Chcę przy tym zaznaczyć, że nie ma mowy o prowadzeniu przez nas za BS polityki kadrowej, czy płacowej. To bank spółdzielczy jest pracodawcą. To on decyduje, kto zostaje przyjęty do pracy, z kim rozwiąże stosunek pracy, jak kształtuje u siebie wynagrodzenia – stwierdza z naciskiem Anna Nowak, kierownik Biura Kadr i Płac Departamentu Współpracy z Bankami Spółdzielczymi i Organizacji SGB-Banku SA. Jak w praktyce wygląda taka obsługa kadrowo-płacowa świadczona przez bank zrzeszający? Na podstawie informacji dostarczonych przez bank spółdzielczy, bank zrzeszający przygotowuje umowę o pracę i wszystkie towarzyszące jej, wymagane prawem dokumenty. Trafiają one na czas do banku spółdzielczego, zaszyfrowane, spełniające wszystkie wymogi ochrony danych osobowych i RODO. Procedura jest szybka i oczywiście zgodna z przepisami prawa pracy. Bank spółdzielczy może monitorować formalności związane z zatrudnieniem pracownika. Gdy ten już pracuje, SGB-Bank SA w porę informuje bank spółdzielczy o wielu zbliżających się ważnych terminach, np. kończącej się umowie o pracę, okresie obowiązywania szkolenia BHP czy o konieczności przeprowadzenia badań okresowych. Rejestruje też pracowników BS do ZUS, a na życzenie zgłasza też do ubezpieczenia ich rodziny. Procesy zarządzania kwestiami płacowymi i kadrowymi są stopniowo i w coraz większym stopniu informatyzowane. Do naliczenia wynagrodzeń BS musi co miesiąc, z trzydniowym wyprzedzeniem, dostarczyć bankowi zrzeszającemu komplet potrzebnych dokumentów dotyczących wypłat dla pracowników, wszystkie zmiany wynagrodzeń, listy premiowe, zestawienia dodatków i potrąceń. Przekazuje też informacje o nieobecnościach pracowników z tytułu:

wykorzystanych urlopów, chorób, opieki nad członkami rodziny itd. Na tej podstawie zostaje przygotowywana lista płac, a następnie wysłana zwrotnie w formie zaszyfrowanego pliku do osoby upoważnionej i reprezentującej bank spółdzielczy.

– Nasze usługi nie ograniczają się tylko do naliczania i wypłaty wynagrodzeń. Przygotowujemy też informacje zbiorcze, pozwalające bankowi monitorować koszty osobowe w podziale na jednostki organizacyjne banku. Możemy to robić w różnych przekrojach i ujęciach – informuje Anna Nowak. – Monitorujemy również świadczenia pracownicze, także te wynikające ze zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich, czy wychowawczych – dodaje. SGB-Bank SA przygotowuje również dokumenty potrzebne do rozwiązania stosunku pracy, czyli przede wszystkim wypowiedzenie umowy o pracę i świadectwo pracy. Na tym oczywiście nie koniec. Zakres możliwej pomocy udzielanej bankowi spółdzielczemu jest znacznie szerszy (patrz – ramka powyżej).

Kontrole ZUS już niestraszne
Nie tylko Wielkopolanie znają dobrze ponad 105-letni Rejonowy Bank Spółdzielczy w Malanowie, którego 8 placówek zlokalizowanych jest w 3 powiatach na terenie 2 województw. Prezes Jan Tygielski nie kryje zadowolenia z usługi SGB. – Nie musimy się o nic martwić. My tylko przygotowujemy niezbędny wsad informacyjny służący do obsługi spraw pracowniczych przez bank zrzeszający – mówi. Nie musimy się przejmować kontrolami ZUS i innych instytucji interesujących się sprawami pracowniczymi, bierze to na siebie SGB-Bank SA. Wykonuje on za nas naprawdę dużo pracy. Prezes narzeka trochę na to, że nie może otrzymać na każde żądanie, natychmiastowo, wglądu w dokumentację kadrowo-płacową. Ale – dodaje po chwili, pół żartem, pół serio – można przecież bez tego żyć. Wszak nie ma róży bez kolców. Podkreśla przy tym, że to kierownictwo banku spółdzielczego zarządza kadrami i w każdej sytuacji ma jedyny i decydujący głos. – Bank zrzeszający prowadzi nam obsługę kadrowo-płacową i to w szerokim zakresie. Bierze na swoje barki nie tylko naliczanie płac, ale wszelkie procedury związane ze sprawami pracowniczymi. Także i wyzwania oraz oczekiwania narzucane przez zewnętrzne instytucje – nie tylko ZUS czy US. Rzetelnie prowadzi dla malanowskiego banku całą dokumentację pracowniczą. – Współpracujemy i dalej chcemy współpracować z SGB-Bankiem SA. Dziś nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez tych usług – mówi prezes Tygielski. Chcąc podołać licznym i z biegiem lat rosnącym obowiązkom naszego banku, związanym nie tylko ze sprawami pracowniczymi,
musielibyśmy zakupić dedykowany sprawom kadrowym i płacowym, drogi system informatyczny.
 

Przy życzliwym wsparciu
Jan Tygielski określa komunikowanie się z pracownikami SGB-Banku SA, specjalizującymi się w kwestiach kadrowo-płacowych, jako „wzorowe”. Także prezes Norbert Klimek z BS w Lipce chwali sobie tę współpracę. Ilekroć mieli jakiś problem, otrzymywali od SGB-Banku SA szybkie wsparcie. Zawsze odbywało się to w doskonałej atmosferze, przy odczuwalnym, życzliwym wsparciu pracowników banku zrzeszającego. – Dla mnie istotne jest, że SGB-Bank SA monitoruje wszelkie kwestie, doradza, zawsze służy pomocą – podkreśla prezes Norbert Klimek. Mogę to stwierdzić, bo mamy już właściwą, odpowiednio długą perspektywę, by rzetelnie ocenić te usługi. Prezes Klimek uważa, że przy podobnej wielkości banku, jak jego, zatrudniającym kilkadziesiąt osób czy nawet więcej, utrzymywanie zespołu ds. kadr i płac bywa kosztowne i jest mniej efektywne.

powrót do listy wpisów